Sageli keskendume isiklike ajajuhtimise oskuste parandamisele, kuid suurema edu saavutame siis, kui kogu meeskond järgib ühtseid ajajuhtimise põhimõtteid. Tõhus ajajuhtimine tiimides aitab suurendada produktiivsust, vältida ülekoormust ja edendada koostööd. Siin on kümme praktilist nõuannet, kuidas koos meeskonnaga tõhustada ajajuhtimist ja viia tulemused uuele tasemele.
1. Seadke selged eesmärgid ja prioriteedid
Veenduge, et kõigil meeskonnaliikmetel on ühine arusaam eesmärkidest ja prioriteetidest, ning et fookus püsiks ülesannetel, mis avaldavad kõige suuremat mõju. Näiteks võite kasutada perioodilisi eesmärkide üle vaatamise koosolekuid, et vaadata üle prioriteedid ja tagada, et kõik liiguvad samas suunas.
2. Delegeerige ülesandeid
Tõhusa delegeerimise edu tagab ülesannete jagamine vastavalt meeskonnaliikmete tugevustele ja töökoormusele. Näiteks võib mõni tiimiliige olla parem detailides, teine paista silma loovate lahenduste leidmisel. Looge harjumus ülesandeid ja töökoormust regulaarselt üle vaadata.
3. Optimeeri koosolekud: vähem aega, rohkem väärtust
Koosolekud võivad olla suur ajaraiskajad. Leppige kokku, kuidas hoiate koosolekud efektiivsed ja piirake koosolekute kestust. Võite proovida näiteks 15-minutilisi „seisukoosolekuid”, kus iga liige annab kiire ülevaate oma edusammudest ja murekohtadest.
4. Looge jagatud meeskonnakalender
Muutke oma kalendrid meeskonnaliikmetele nähtavaks. Nii saate kursis olla üksteise tegemistega ning oskate oma tegevusi ja koosolekuid planeerides paremini üksteisega arvestada.
5. Võtke kasutusele teine aju
Looge meeskonnale keskkond, kus saate jagada ühiseid dokumente ja materjale. Hoidke oluline info ühes kohas, kust kõik teavad seda otsida, näiteks Google Drive, OneDrive või Sharepoint. Jagage seal ka parimaid praktikaid ja häid ideid.
6. Looge tagasiside andmise harjumus
Tagasiside on kriitilise tähtsusega ka ajajuhtimise puhul, et avastada ja lõpetada ebaefektiivsusi. Praktiseerige tagasiside andmist tiimikoosolekutelt, leidke selleks sobiv aeg. Andke üksteisele ka tagasisidet, kuidas tiim saab jagada mõtteid ja pakkuda lahendusi, mis aitaksid efektiivsust parandada.
7. Leidke võimalusi töö lihtsustamiseks ja automatiseerimiseks
Korduvad ülesanded võivad ajamahukaks osutuda, mistõttu on oluline arendada standardprotseduure (SOP) ja automatiseerida töövooge seal, kus võimalik. Kasutage näiteks Zapier-it või Microsoft Power Automate-i, et automatiseerida korduvaid ülesandeid, näiteks arvete või aruannete koostamine.
8. Olge üksteisele vastutuspartneriteks
Looge meeskonnakultuur, kus iga liige tunneb vastutust oma ülesannete ja meeskonna eesmärkide ees. Vastutustundlikkuse edendamine võib olla võimas motivatsioon, sest see tekitab meeskonnaliikmetes omanikutunde. Korraldage regulaarsed ülevaatekoosolekud, näiteks kord nädalas, kus iga liige jagab oma saavutusi ja väljakutseid.
9. Arendage individuaalseid ajajuhtimisoskusi
Iga meeskonnaliikme ajajuhtimise oskused mõjutavad muidugi kogu tiimi tulemuslikkust. Andke üksteisele tagsisidet, milliseid oskusi iga meeskonnaliige saaks arendada, et olla parem ajajuhtimises. Jagage üksteisega häid nippe, kuid arvestage, et igaühele sobivad erinevad meetodid.
10. Kasutage projektijuhtimise tööriistu
Võtke kasutusele tööriistad, kus saate hallata meeskonna eesmärke ja ülesandeid ning olla üksteise tegemistega kursis.Näiteks Notion, Trello, Asana või Monday.com on populaarsed lahendused. Kui olete Microsofti kasutajad, siis võib teile sobida MS Planner või MS Project, või Loop. Siin on oluline, et süsteemi mitte keeruliseks ajada, mida pärast liikmed ei suuda järgida. Alustage, et pange kirja kõige olulisemad eesmärgid ja tegevused.
Kui soovid rohkem nippe meeskonna ajajuhtimiseks ning oma tiimiga ühiselt headele lahendustele jõuda, siis võta minuga ühendust, et läbiviia teie meeskonnale personaliseeritud koolitus või töötuba.
