Kui kuuled 5S meetodist, mõtled ilmselt tehastele, tootmisliinidele ja lean-tootmisele. Aga tegelikult ei piirdu 5S ainult tootmisega – see võib olla suur muutus ka sinu igapäevases ajajuhtimises.
5S raamistik (Sorteeri, Sea korda, Sära, Standardiseeri, Säilita) keskendub raiskamise vähendamisele, korra loomisele ja püsivate harjumuste kujundamisele. Ja kui järgi mõelda, siis täpselt sama on ka ajajuhtimine. Vaatame lähemalt 5S elemente.
1. Sorteeri (Seiri)
Tootmises tähendab sorteerimine tööriistade või materjalide eemaldamist, mida ei ole vaja. Ajajuhtimises tähendab see tegevuste eemaldamist, mis ei lisa väärtust. Näiteks tarbetud koosolekud, sotsiaalmeedia segajad või väheolulised ülesanded. Sorteerimisega vabastad ruumi sellele, mis on päriselt oluline.
2. Sea korda (Seiton)
Kui üleliigne on eemaldatud, on aeg asjad paika panna. Tootmises tähendab see, et igal tööriistal on oma koht. Ajajuhtimises tähendab see tegevuste planeerimist, ülesannete prioriseerimist ja kalendri või muude tööriistade kasutamist, et plaan oleks selge.
3. Sära (Seiso)
Lean’is tähendab see töökoha puhtana hoidmist. Ajajuhtimises on see sinu töövoo korrashoid. See võib tähendada päeva lõpus tööde üle vaatamist, pooleliolevate ülesannete lõpetamist või oma töökoha korrastamist, et pea oleks selgem ja fookus parem.
4. Standardiseeri (Seiketsu)
Siin muutub süsteem püsivamaks. Lean’is tähendab standardiseerimine, et kõik järgivad samu protsesse. Ajajuhtimises tähendab see rutiinide loomist – näiteks e-kirjade kontrollimine kindlatel aegadel, keskendumisblokkide planeerimine või järjepideva hommikurutiini kujundamine. Standardiseerimine vähendab otsustusväsimust ja hoiab sind rajal.
5. Säilita (Shitsuke)
Viimane samm on distsipliin. Lean’is tähendab see, et 5S muutub harjumuseks, mitte ühekordseks projektiks. Sama on ajajuhtimises – eesmärkide regulaarne ülevaatamine, rutiinidest kinnipidamine ja kindlustamine, et sinu süsteem ei laguneks mõne nädala pärast.
Kui rakendad 5S-i oma ajaplaneerimises, eemaldad ajaraiskajad, hoiad olulise korras ja lood harjumused, mis kestavad. Olgu sul käsil äri, projektide juhtimine või igapäevaste ülesannete lõpetamine – 5S aitab tuua struktuuri ja rahu ka kõige segasemasse päeva.
Nii et järgmine kord, kui tunned, et töökoormus kasvab üle pea, mõtle lean’i põhimõtetes: Sorteeri, Sea korda, Sära, Standardiseeri, Säilita. See ei ole ainult tehaste jaoks – see toimib ka ajajuhtimises.
