Oled kunagi olnud koosolekul, kus kõik teavad, et õhus on mingi pingeline teema, aga keegi ei julge seda välja öelda? Kõik näevad ja tunnevad, aga vaikivad. Miks? Sageli ei taheta kellegi tundeid riivata või puudub psühholoogiline turvalisus.
See olukord on elevant ruumis.
Juhina ei saa sa seda ignoreerida. Sinu roll on meeskonda toetada – ka siis, kui teemad on ebamugavad.
Kuidas teemat avada?
Mõnikord on lahendus see, et sa tood elevandi ise nähtavale. Jagad oma märkamisi, ütled et sulle tundub, et on õhus pingeid. Või räägid otse teemast.
Aga sageli on otse rääkimine liiga keeruline. Või sulle juhina on oluline et tiimiliikmed ise need teemad välja ütlevad.
Meeskond ei pruugi tahta rääkida elevandist, aga julgen öelda, et meeskonnaliikmed on valmis tegema ettepanekuid, mida meeskonnana paremini teha.
Siin tuleb appi üks lihtne tööriist, mida mina kasutan: Meeskonna kokkulepete arutelu. Seda võid teha nii koosoleku raames kui töötoa vormis.
Kirjeldan sulle raamistikku, mida saad enda järgi kohandada. Et meelde jääks, moodustub tegevuste esitähtedest kokku ELEVANT. Aga see on lihtsalt selleks et meelde jätta, ära oma tiimile seda nii nimeta.
Kuidas seda juhina läbi viia? Samm-sammult see käib nii:
- Eesmärk selgeks. Mõtle juhina kõigepealt ise läbi, mida sa tahad selle aruteluga saavutada. Ja räägi see ka meeskonnaga läbi – nii on kõigil fookus sama. Üks lihtne eesmärk võibki olla meeskonnas ühiste koostöö kokkulepete sõlmimine.
- Loo turvaline õhkkond. Juhina saad sa kujundada õhustiku, kus inimestel on lihtne kaasa rääkida. Kus nad tunnevad, et nende mõtetel on väärtus ja neid kuulatakse. Alusta positiivsest, anna aega mõelda ja väldi hinnanguid
- Esita küsimusi – Õiged küsimused aitavad tiimil avada ka need teemad, mis muidu jääksid rääkimata. Ära korralda ülekuulamis sessiooni. Pakun välja ühe praktilise raamistiku: START, STOP, CONTINUE, TALK.
Vastake küsimustele:
- START- mille tegemist peaksime alustama, et olla meeskonnana veel edukamad
- STOP – mis meid segab ja mille me võiks lõpetada
- CONTINUE- mis meil juba hästi töötab ja mida peaks jätkama
- TALK millest peaksime rääkima, et edasi liikuda
Küsimustele vastates hoidke alati silme ees meeskonna eesmärki. Kui see pole sõnastatud, siis soovitan võtta selleks täiesti eraldi arutelu.
- Vastake kõigepealt individuaalselt. Näiteks post-it’idele – üks idee = üks leht. Enamasti kirjutatakse sinna ka elevandi teema. Kui mitte, siis võid juhina selle lisada, eriti rubriiki „millest peaksime rääkima“.
- Arutage koos. Pange ideed seinale, vaadake, mis kordub, ja grupeerige need. Võite kasutada ka visualiseerimist. Arutelu alustage alati meeskonna tugevustest, mis teil on juba hästi, see aitab luua toetavat õhkkonda.
- Nõustuge kõige olulisemates asjades. Eristage teemad, mille osas olete kõik ühel meelel ja need, kus on erinevad arvamused. Soovi korral võite kasutada ka hääletamist – näiteks panna täpid nende teemade juurde, mis on kõige tähtsamad. Hääletust on võimalik teha ka anonüümselt.
- Tehke kokkulepped. Vaadake üle olulised teemad ja leppige kokku järgmised sammud. Vajadusel planeerige eraldi ajad, et mõnda teemat sügavamalt arutada.
See tööriist aitab keerulised teemad nähtavaks teha – ilma, et peaksid ise sõrmega elevandile näitama.
Palju oleneb ka psühholoogilisest turvalisusest tiimist ja see on täiesti eraldi teema, mida iga juht võiks õppida. Üks on kindel, ebamugavatest asjadest on vaja rääkida. Areng toimub mugavustsoonist väljas
Ja lõpuks – asi pole ainult elevandi ruumist välja juhatamises. Tegelikult on see võimalus ehitada oma tiimiga parem koostöö ja tugevam usaldus, mis viib teid edasi palju kaugemale.
See oli väga lühike tutvustus. Kui tahad täpsemalt teada, kuidas sellist arutelu läbi viia, või küsida ideid oma meeskonna jaoks, siis võta minuga ühendust.
